При проверке соблюдения законодательных и нормативных требований предприятия проверяющие органы часто требуют предоставления определенной документации. Наличие полного комплекта необходимых документов не только упрощает процесс проверки, но и может помочь избежать штрафов и других санкций.
Какие именно документы могут потребоваться проверяющему, зависит от характера проверки и деятельности предприятия. Однако есть ряд общих документов, которые обычно нужны в большинстве случаев:
Учредительные документы
К ним относятся:
- Устав или иной учредительный документ, определяющий организационно-правовую форму предприятия, его наименование, местонахождение и т.д.
- Свидетельство о регистрации (ОГРН)
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
Разрешительные документы
Это документы, подтверждающие право предприятия осуществлять определенные виды деятельности. К ним относятся:
- Лицензии на осуществление лицензируемых видов деятельности
- Сертификаты соответствия продукции или услуг техническим регламентам
- Патенты на изобретения или полезные модели
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Отражает финансовое состояние и результаты деятельности предприятия за определенный период времени. К ней относятся:
- Баланс (форма № 1)
- Отчет о финансовых результатах (форма № 2)
- Отчет об изменении капитала (форма № 3)
Налоговая отчетность:
- Налоговые декларации
- Расчеты по страховым взносам
Кадровая документация
Подтверждает оформление, изменение и прекращение трудовых отношений, а также другие сведения о работниках. К ней относятся:
- Трудовые договоры
- Личные карточки сотрудников
- Приказы о приеме, увольнении, переводе
- Табели учета рабочего времени
Документы по охране труда
Подтверждают соблюдение требований по охране труда и технике безопасности. К ним относятся:
- Инструкции по охране труда
- Журналы регистрации инструктажей
- Документы о проведении медосмотров
- Акт о несчастном случае
Документы по пожарной безопасности
Подтверждают соблюдение требований пожарной безопасности. К ним относятся:
- Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность
- План эвакуации на случай пожара
- Акт проверки работоспособности систем противопожарной защиты
Экологическая документация
Подтверждает соблюдение требований по охране окружающей среды. К ней относятся:
- Разрешение на выбросы загрязняющих веществ в атмосферу
- Паспорт отходов производства
- Договор на утилизацию отходов
Кроме перечисленных выше, могут потребоваться и другие документы, в зависимости от специфики деятельности предприятия. Поэтому рекомендуется заранее уточнить у проверяющего органа, какие именно документы необходимо подготовить.
Наличие полного комплекта необходимых документов не только упрощает процесс проверки, но и может помочь избежать штрафов и других санкций. Поэтому предприятиям важно обеспечить регулярное обновление и хранение всей необходимой документации.
